Как это работает? Транспортный отдел

Собственный парк из 300 автопоездов — это не только огромные пробеги, сотни тонн топлива, документы. Это хозяйство, которое кто-то доложен эксплуатировать, обслуживать, покупать и продавать, в конце концов.

Как обеспечить бесперебойную работу транспортного отдела? Поговорим с начальником подразделения в центральном офисе Александром Пятибратом.

— Здравствуйте, Александр. Давайте начнем с задач. Что главное в вашей работе?

— Задача у нас, в общем-то одна, и сформулировать ее просто: нам необходимо обеспечивать непрерывное движение транспорта, который выполняет заказы наших клиентов. Усилия отдела продаж, менеджеров, которые занимаются контролем выполнения заказов, должны быть направлены на что угодно, но только не на решение проблем, связанных с нарушением графика доставки из-за отсутствия каких-нибудь документов у водителя или неисправности машины. И мы все здесь только для этого. И то, что мы делаем, можно разделить на четыре основных направления деятельности: это обеспечение транспорта и водителей всеми необходимыми документами для выполнения перевозок, работа по контролю затратной части рейсов, эксплуатация и ремонт техники и работа с кадрами — водительским составом.

— Тут, вероятно, необходимо небольшое уточнение. Документы на машину, документы водителей — на первый взгляд, тут нет ничего особенного: паспорт, права, свидетельство о регистрации. Что-то еще?

— Да, еще немного. Количество необходимых для выполнения обычного международного рейса документов на тягач, полуприцеп и водителя составляет порядка 30 наименований, и отсутствие или несоответствие текущим требованиям любого из них может привести к остановке движения, хорошо если при этом обойдется без значительного штрафа. Кроме того, автомобиль постоянно движется и, пересекая границы, перемещается из одного правового поля в другое, с другими требованиями. И при этом еще возможны изменения в законодательстве каждой страны, которые необходимо отслеживать. Из-за различной природы возникновения документов, разных сроков действия, мест продления и получения не так-то просто построить защищенную от человеческого фактора систему контроля, однако, я считаю, что нам это удалось. Но останавливаться мы не намерены — планов по усовершенствованию и повышению надежности этой части нашей работы хватит еще на год минимум.

— А что вы имели в виду под «работой с затратами»?

— Для начала скажу, что количество статей прямых затрат при международной перевозке может достигать 20 и даже больше. И по каждому пункту необходимо постоянно вести мониторинг, сравнивать цены поставщиков, оперативно реагировать на малейшие изменения рынка. При больших объемах перевозок, как в нашей компании, отсутствие пристального внимания к любым мелочам было бы непозволительной роскошью. К примеру, заправки. Топливное задание для водителей постоянно меняется, и при выборе оптимальной схемы выбираются не просто поставщики — расчеты ведутся исходя из цен на конкретных заправках на маршрутах. При этом качество топлива также контролируется, регулярно проводятся экспертизы, и сигналы от службы эксплуатации об изменениях статистики по ремонтам топливных систем автомобилей также принимаются во внимание.

Кстати, тем, кто занимается ремонтом и эксплуатацией машин, приходится сложнее всего. Тут нужен широкий спектр инженерных знаний и большой опыт, и этот опыт у нас есть.

Многолетняя практика эксплуатации выражена в большом количестве выверенных регламентов на сроки службы узлов и агрегатов автомобилей, при отклонениях от этих сроков проводится работа по анализу причин и вырабатываются соответствующие корректирующие действия. Все поставщики запчастей и эксплуатационных жидкостей находятся под постоянным контролем, каждый автомобиль имеет свою историю технических обслуживаний и ремонтов.
Отдельно нужно отметить то, что все водители проходят подготовку по устройству машин, проведению доступных вне сервисных зон ремонтных работ, основам диагностики неисправностей и в обязательном порядке сдают экзамен у руководителя службы эксплуатации. Как результат, наши клиенты не знают, что такое срывы сроков доставки грузов из-за того, что автомобиль сломался. Но если вдруг что-то случилось и водитель не в курсе, что делать, инженер в офисе, задав ему несколько вопросов по телефону, определит причину неисправности и примет необходимые меры. И это работает всегда, круглосуточно и без выходных.

— Очевидно, что подготовка водительского состава — тоже серьезная статья затрат трудоресурсов.

— Да, кроме непосредственно самой профессиональной подготовки необходимо понимать, как управлять таким большим коллективом, в котором ни много ни мало 500 человек на сегодняшний день. Тем более есть своя специфика. Представьте, вы руководите достаточно большим коллективом, все сидят в офисе и прилежно трудятся. Но в один момент вдруг с завтрашнего дня всем разрешили работать дистанционно и офис можно больше не посещать. Контроля не то чтобы не станет совсем, но для многих удаленность руководителей и самой работы станет сильным «расслабляющим» фактором. Совершенно точно, что дальнейшее существование бизнеса без значительных усилий по изменению процессов при этом будет под вопросом. Возвращаясь к нашей теме, получается, что нам приходится иметь дело с большим количеством удаленно работающих сотрудников, которые ежедневно сталкиваются с самыми суровыми реалиями жизни. Отсюда возникает специфика, игнорировать которую никак нельзя.

Настроения в водительском сообществе необходимо чувствовать. Неприятие чего-либо (каких-либо изменений или, наоборот, отсутствия необходимых изменений в работе) большинством обходится очень дорого. Отношение к технике, общение с клиентами на загрузках и выгрузках, количество ДТП — наличие неразрешенных проблем сказывается на всем этом, и лучше заранее находить решения, чем потом пытаться изменить отношение к работе озлобленного коллектива. Нужно очень осторожно относиться не только к каким-либо нововведениям, но и к способам их внедрения. Где-то бывает достаточно обычного разового информирования, а где-то необходимых результатов приходится добиваться очень долго, объясняя чуть ли не каждому лично причины перемен.

— Спасибо за содержательную беседу, Александр.